التخطيط والرقابة المالية

1- تحديد الأهداف المالية للمنشأة : يعد تحديد الأهداف المالية بمثابة نقطة الانطلاق في عملية التخطيط المالي لذلك يجب أن ي ا رعى الدقة في تحديدها وعدم تعارضها مع الأهداف العامة للمنشأ ة

2- رسم السياسات المالية : تعتبر السياسات المالية بمثابة المرشد والدليل للعاملين في مجال الإدارة المالية عند اتخاذهم قرار ما ويراعى عند وضع السياسات أن تحقق مصالح المنشأة وأن لا تكون متعارضة مع السياسات الأخرى الموضوعة في أقسام المنشأة ومن أمثلة هذه السياسات :سياسة الاقتراض ،سياسة التمويل الذاتي ،سياسة التوزيع الأرباح

3- إعداد الموازنات التقديرية : تعتبر هذه الميزانيات أدوات كمية أو تعبيرات رقمية عن خطط المنشأة فهي عبارة عن تنبؤ بإجمالي الإنتاج والمبيعات والاستثمار والتمويل وتوزيع الأرباح لفترة زمنية مستقبلية محددة

4- التنفيذ الفعلي للخطة .

5- متابعة وتقييم الخطة: يتم هنا مقارنة النتائج التي حققتها المنشأة مع الأهداف المرسومة في الخطة المالية

يتكون التخطيط المالي من عناصر أساسية لابد من توفرها وذلك للوصول إلى ما يسعى إليه، وتتمثل في النقاط التالية:

• الأهداف: يجب تحديد الأهداف وهي ما ترغب المؤسسة الوصول إليه وتحقيقه من خلال الأنشطة والأعمال التي تقوم بها؛

• السياسات: وهي الأطر العامة التي تحكم العملية التنفيذية وتوضع عادة من قبل الإدارة العليا لتوجيه وضبط العمل في المستويات الدنيا؛

• الوسائل والأدوات: أي تحديد الإمكانيات "سواء المادية أو البشرية" الواجب استخدامها لتحقيق الأهداف المراد الوصول إليها؛

• الإجراءات وربطها بالزمن: وهي سلسلة من الأعمال المترابطة فيما بينها، أي الطرق التفصيلية المعتمدة لإنجاز العمل وكيفية إنجازه، وتحديد المسؤول عنه في كل مرحلة ويجب أن تحدد لها فترة زمنية معينة، كما تعتبر هذه الإجراءات وسيلة لتحديد طريقة الإنجاز، وتؤدي إلى زيادة كفاءة العمال لمعرفتهم بإجراءات العمل؛

• القواعد: وهي ما يجب القيام به وما يجب الامتناع عنه من أعمال، وقد تتخذ شكل أوامر أو تعليمات؛

• الموازنة: أي وضع الموازنة اللازمة لتنفيذ الإجراءات، فالموازنة هي خطة معبر عنها بشكل رقمي عن كل المدخلات أو المخرجات أو الموارد والاستخدامات مفصلة حسب نتائج المؤسسة، وهي من الوسائل التخطيطية والرقابية معا، وقد تكون جزئية أو كاملة تشمل كافة الأنشطة.

إلى جانب العناصر الأساسية التي تم التطرق إليها هناك جملة من المقومات التي تعتبر بمثابة أعمدة تعزز نجاح عملية التخطيط المالي، وفيما يلي سنذكر أهمها:

• تعتبر عملية التخطيط المالي أساس بناء العملية الإدارية ولذلك يجب أن تسبق كافة العمليات الإدارية الأخرى؛

• بناء عملية التخطيط على أساس افتراضات واقعية وموضوعية، من خلال دراسة جيدة للتوقعات والتنبؤات خاصة مع التطورات الحديثة التي جعلت عملية التنبؤ مُهمة صعبة في ظل ظروف عدم التأكد؛

• ضرورة التعاون والتنسيق بين المخططين ومنفذي الخطة من خلال تشكيل فريق مرتبط بإعداد الخطة للقيام بمهام متابعة وإرشاد المنفذين عند الحاجة أو لدى حدوث عقبات في التنفيذ؛

• ممارسة عملية التقييم بشكل مستمر للخطة بهدف إجراء التعديلات اللازمة وطرح البدائل المتوفرة؛

• عدم الشعور بالفشل عند ظهور عقبات أو أخطاء في الخطة، إذ أن من طبيعة الإج راءات الإدراية أنها تواجه من حين إلى آخر بعض العقبات.

ويتبيّن لنا من خلال ما سبق أنّه من أهم مقومات نجاح التخطيط المالي هو تحديد الهدف الذي تسعى المؤسسة للوصول إليه، فالتخطيط بدون هدف لا معنى له، وكذا العمل على تقييم الخطة بشكل مستمر لتحديد الانحرافات والسعي لمعرفة أسبابها والقيام بالإجراءات التصحيحية.

توفر عملية التخطيط عدة م ا زيا للمؤسسة وفيما يلي سنذكر أهمها:

• تحسين قدرة المؤسسة على التركيز وتوفير المرونة لها: حيث أن التركيز يجعل المؤسسة أكثر قدرة على معرفة ما تريد عمله ومعرفة حاجات زبائنها ورغباتهم والأسلوب الأمثل لتلبية تلك الحاجات؛

• تساهم في تحسين عملية التنسيق: فالتخطيط الجيد يساهم في ربط الأهداف في كافة مستويات المؤسسة مع بعضها البعض وذلك من خلال تنسيق جهود العمال على أسس التعاون والانسجام بما يضمن مساهمات ذات قيمة تخدم أهداف المؤسسة بشكل عام وتمنع التضارب أو التعارض عند القيام بتنفيذ الأعمال؛

• تحسين إدارة الوقت: إن التخطيط يساهم في إدارة الوقت بشكل أفضل، وذلك لأن العمل هو عبارة عن مجموعة من البدائل التي يجب أن تؤدى بطريقة مثلى من خلال ترتيب تلك البدائل حسب أولوياتها وأهميتها وهذا ما تقوم به عملية التخطيط؛

• تسهيل عملية الرقابة: يساهم التخطيط الجيد في تسهيل عملية الرقابة وزيادة فعاليتها وذلك من خلال تمكينه من قياس نتائج الأداء مع ما تم التخطيط له واتخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيح الانحرافات؛

• تساهم في تحقيق الأهداف: تسهل عملية التخطيط الوصول إلى الأهداف المرجوة من خلال رسم صورة للمستقبل وعدم ترك الأمور لمحض الصدفة؛

• تسهيل عملية التنبؤ: إن عملية التخطيط تساهم في معرفة الفرص والمخاطرة المستقبلية عن طريق الاستعداد لجميع الاحتمالات وضمان سير العمل حتى لو تغيرت الظروف المحيطة بالمؤسسة، الأمر الذي يؤكد على أهمية التخطيط لما يبينه من الفرص المستقبلية وكيفية التعامل معها.