التخطيط والرقابة المالية

تُعرف الموازنة بأنها: "أداة للتعبير الكمي والمالي عن الأهداف التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها وبالتالي فهي بمثابة بيان كمي للتوقعات المستقبلية المتعلقة بعمليات البيع والش ا رء والإنتاج والتم ويل للفترة التي تعد لها الموازنة.

"هي: تعبير كمي عن الخطة المقترحة للإدارة بحيث تساعد على تنسيق الأداء بغية تنفيذ تلك الخطة، ويمكن أن تغطي الموازنة الجوانب المالية وغير المالية في الخطة كما أنها تُستخدم كمخطط في المؤسسة يجب اتباعه خلال فترة زمنية معينة.

كما يمكن من خلال التعاريف السابقة استخلاص الخصائص التي تميز الموازنات التقديرية:

• الموازنة هي ترجمة مالية وكمية للأهداف التي ترغب المؤسسة في تحقيقها؛

• الموازنة تكون خلال فترة زمنية مستقبلية محددة وغالبا ما تكون سنة؛

• تقوم الموازنة بتوزيع المسؤوليات على مختلف الأقسام بحيث يجب على كل العمال الالت ا زم بها لتحقيق الأهداف الموضوعة؛

• تُمكن الموازنة من إج ا رء مقارنة بين الأهداف المخطط لها والنتائج المتوصل إليها ومن ثم تحديد الانح ا رفات والعمل على تعديلها في الوقت المناسب.

وفقا لهذا التقسيم نجد:

أ‌- الموازنات التقديرية التشغيلية: تتعلق هذه الموازنة بتخطيط أنشطة العمليات التشغيلية في المؤسسة حيث تشمل جميع الأنشطة التي تمارسها خلال فترة زمنية محددة، وتتكون الموازنات التشغيلية مما يلي:

موازنة المبيعات: وهي أول موازنة يتم إعدادها في المؤسسة، وتبين الكمية المقدر بيعها خلال فترة زمنية معينة، ويتم تحديد هذه الكمية من خلال د ا رسة مجموعة من العوامل كد ا رسة المبيعات التي حققتها المؤسسة خلال الفت ا رت السابقة؛

موازنة الإنتاج: تعبر هذه الموازنة عن كمية الإنتاج الواجب إنتاجها خلال فترة زمنية معينة لمواجهة متطلبات البيع التي تم تحديدها في موازنة المبيعات، ومع الأخذ بعين الاعتبار كمية المخزون من المنتجات لأول مدة وكذا المخزون من المنتجات لآخر مدة.

ولتحديد كمية الإنتاج المقدرة يجب اتباع المعادلة التالية:

كمية الإنتاج المقدرة = كمية المبيعات المقدرة + كمية المخزون لآخر مدة من المنتجات – كمية المخزون لأول مدة من المنتجات.

موازنة التموين: الهدف من إعداد هذه الموازنة هو توفير كمية المواد الأولية التي يحتاج إليها برنامج الإنتاج في الوقت المناسب، وبالتالي يتم إعداد برنامج التموين استنادا للاحتياجات المحددة في موازنة الإنتاج، ومع الأخذ بعين الاعتبار مخزون أول مدة وآخر مدة من المواد الأولية.

نستنتج أن كمية المواد المقدرة يتم تحديدها من خلال اتباع المعادلة التالية:

كمية المشتريات المقدرة = كمية الإنتاج المقدر + كمية المخزون لآخر مدة من المواد الأولية - كمية المخزون لأول مدة من المواد الأولية.

موازنة المصاريف العامة والإدارية: تتضمن هذه الموازنة مصاريف إدارة المؤسسة التي لا تنتمي إلى الوظيفة الإنتاجية أو التسويقية، ومن بين هذه المصاريف: "رواتب الإدارة العليا، إهتلاكات الأصول المستخدمة من طرف إدارة المؤسسة، مصاريف البحث والتطوير وغيرها؛

موازنة اليد العاملة: توضح موازنة اليد العاملة الاحتياجات اللازمة للقيام ببرنامج الإنتاج، حيث تكون نقطة البداية في إعدادها كمية الإنتاج التي تم تقديرها من كل منتج من منتجات المؤسسة خلال فترة الموازنة، إلى جانب تحديد الوقت اللازم لإنتاج هذه الكمية ومعدل أجر الساعة من خلال

دراسة تكلفة الأجور الفعلية السابقة وتعديلها بما يتوقع حدوثه خلال فترة العمل المقبل ومن ثم تعيين المعدل بتقسيم المبلغ الإجمالي للأجور على عدد ساعات العمل. 2

ب‌- الموازنات التقديرية الرأسمالية: وتشمل كل خطط التمويل الخاصة بأنشطة الاستغلال أو المشاريع الاستثمارية التي ترغب المؤسسة القيام بها، وتتكون هذه الموازنة من:

موازنة الاستثمار: وتتعلق بتحديد التكاليف الاستثمارية التي ترغب المؤسسة القيام بها، حيث تعمل على وضع خطة الاستثمار من خلال اختيار المشاريع انطلاقا من است ا رتيجية المؤسسة والبحث عن طرق تمويلها والرقابة على التنفيذ وفقا للخطة الموضوعة؛

موازنة الخزينة: توضح موازنة الخزينة كل المبالغ المتوقع استلامها "المقبوضات" وكذا المبالغ المتوقع دفعها "المدفوعات" خلال فترة الموازنة

يوجد ثلاث مراحل أساسية لإعداد الموازنة تتمثل في:

• مرحلة تحديد الأهداف: يتم في هذه المرحلة وضع الأهداف التي ترغب المؤسسة في تحقيقها، سواء كانت الأهداف قصيرة الأجل أو طويلة الأجل، ويتم تحديد السياسات والخطط المناسبة لتكون أساسا للموازنة وكذا تحديد الخطط الفرعية لمختلف الأقسام؛

• مرحلة التنسيق بين الخطط والسياسات الفرعية: في هذه المرحلة يتم ربط الأهداف بالإمكانيات المتاحة للمؤسسة عن طريق إعداد الخطط والسياسات لكل مستوى إداري، ويجب م ا رجعة هذه الخطط والسياسات الفرعية من قبل لجنة الموازنة من أجل التنسيق؛

• مرحلة الاعتماد على الموازنة: بعد قيام لجنة الموازنة بالتنسيق بين الخطط والسياسات الفرعية وتعديلها يكون قد تم إعداد الموازنة التي تشمل مختلف نشاطات المؤسسة ومن ثم تقديمها للإدارة العليا لاعتمادها.

إن التخطيط يتعلق بالمستقبل ويحتاج إلى بيانات تقديرية عن هذه الفترة، وتعتبر الموازنات التقديرية أحد أهم الأنظمة التي يمكن استخدامها في هذا المجال، فإعدادها يحقق عدة م ا زيا في عملية التخطيط يمكن حصرها فيما يلي:

• إن استعمال الموازنات التقديرية كأداة تخطيطية يُمكِّ ن المؤسسة من استغلال مواردها أفضل استغلال ويتيح لها السيطرة على التكاليف، كما تساهم في متابعة تسيير المؤسسة ضمن الخطة الموضوعة للوصول للأهداف المرسومة فيها وتحقيق مستويات الأداء المطلوبة، بالإضافة إلى منع الانح ا رفات واتخاذ الإج ا رءات اللازمة لتجاوزها عند وقوعها، وذلك عن طريق د ا رسة وتحليل النتائج المتوصل إليها ومقارنتها مع ما تم التخطيط له في الموازنات التقديرية ومن ثم تحديد مواقع الانح ا رفات وطبيعتها وكيفية معالجتها؛

• إن إعداد الموازنات التقديرية تتيح للمسيِّ ر فرصة التعرف على المشاكل المتوقع حدوثها، مما يتطلب عرض تلك المشاكل وفحصها والعمل على تفادي وقوعها خلال تنفيذ الخطة، وهكذا يتم عرض المشكلة ود ا رستها مبك ا رً بدلا من الانتظار حتى تواجهها المؤسسة مستقبلا، كما أن الموازنة تعمل على التنسيق بين خطط وأهداف مختلف الإدارات والأقسام، بحيث تكون خطة متكاملة، وبالتالي يمكن القول بأنها تهتم بالجزء والكل في آن واحد؛

• إن الموازنات التقديرية تساعد الإدارة العليا للمؤسسة في التنسيق بين الخطط الفرعية في خطة متوازنة تشمل كل أنشطتها، وكذا تساعدها في إعطاء صورة عامة لنشاط المؤسسة في شكل خطة شاملة متكاملة، وفي نفس الوقت تساعد المديرين التنفيذيين أن يروا الخطط الخاصة بأقسامهم وعلاقاتهم بالأقسام الأخرى وكذلك علاقتها بالخطة العامة، وبذلك فإن الموازنات التقديرية تساعد الإدارة على تخطيط النشاط العام والأنشطة الفرعية في نفس الوقت كما تمنع حدوث تضارب بين الأقسام المختلفة قبل البدء في التنفيذ.

• تحقق الموازنة التقديرية التوازن المالي عن طريق مساهمتها في التخطيط السليم لأنشطة المؤسسة بغية الوصول إلى الكفاية القصوى في جميع مجالات العمل، وهذا يتطلب تقدي ا رً مفصلا للإي ا ردات والمدفوعات النقدية ومقدار الرصيد النقدي خلال فترة معينة، لذا يجب أن تملك المؤسسة الأموال اللازمة لتغطية التكاليف المختلفة "الأجور، قيمة المواد الأولية، التكاليف الخاصة بالتشغيل وغيرها"، فإذا كانت المؤسسة في حالة عجز في الموارد المالية فيمكن تدبير ذلك عن طريق الاقت ا رض أو زيادة أ رس المال، أما في حالة عدم تمكنها من الحصول على مصادر مالية لتغطية تكاليفها فيجب عليها إعادة النظر في الخطة حتى تتلاءم مع الموارد المتاحة لديها.